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HomeMy WebLinkAbout2001-04-12 Library MinutesC I T Y O F A P A C H E J U N C T I O N L I B R A R Y B O A R D O F T R U S T E E S 1 1 7 7 N . I d a h o R o a d R e g u l a r M e e t i n g A p r i l 1 2 , 2 0 0 1A r e g u l a r m e e t i n g o f T h eBoard of Trustees of Apache Junction Public Library wash e l d A p r i l 1 2 , 2 0 0 1 a t 6 : 0 3 p . m . a t t h e A p a c h e J u n c t i o n L i b r a r y p u r s u a n t t o n o t i c e a s p r e s c r i b e d b y l a w . R o l l C a l l P r e s e n t F o a t , V i r g i n i a G a r d n e r , B a r b a r a L . K i m b a l l - W r i g h t , B e v e r l y M u e t i n g ,B a r b a r a N e s s e r , T h e r e s a S t a f f : P a m e l a L o u i , L i b r a r y D i r e c t o r 1 . A c c e p t a n c e o f A g e n d a : 2 . A c c e p t a n c e o f m i n u t e s f o r M a r c h 6 , 2 0 0 1 R e g u l a r M e e t i n g : ' 3 . C o r r e s p o n d e n c e a n d C o m m u n i c a t i o n s : 4 . L i b r a r i a n ' s R e p o r t : A b s e n t G a r d i n e r , S c o t t M n k e l , A n d r e a T h e q u e s t i o n o f a c c e p t i n g t h e a g e n d a w a s p l a c e d b e f o r e t h e B o a r d a n d w a s a c c e p t e d b y g e n e r a l c o n s e n t . T h e q u e s t i o n o f a c c e p t i n g t h e m i n u t e s f o r t h e M a r c h 6 , 2 0 0 1 R e g u l a r M e e t i n g w a s p l a c e d b e f o r e t h e B o a r d a n d w a s a c c e p t e d b y g e n e r a l c o n s e n t . B a r b a r a G a r d n e r r e p o r t e d t h a t a l e t t e r r e c e i v e d f r o m J a c k A . B r o w n f o r t h e . A r i z o n a S t a t e S e n a t e a c k n o w l e d g e d r e c e i p t o f t h e B o a r d o f T w s t e e s ' l e t t e r i n s u p p o r t o f S B 1 1 1 8 t o f u n d a s t a t e a r c h i v e s b u i l d i n g . P a m e l a L o u i r e p o r t e d t h a t t h e l i b r a r y h a d a v e r y b u s y m o n t h w i t h i n c r e a s e s i n t h e c i r c u l a t i o n , p a t r o n v i s i t s a n d p a t r o n s C i t y o f A p a c h e J u n c t i o n L i b r a r y B o a r d o f T r u s t e e s R e g u l a r M e e t i n g A p r i l 1 2 , 2 0 0 1 P a g e 2 5 . O l d B u s i n e s s : a . R e v i e w o f a n d p o s s i b l e v o t e o n b y - l a w c h a n g e s . b . C o n t i n u e d d i s c u s s i o n o n b u i l d i n g e x p a n s i o n p l a n s . a d d e d . C h i l d r e n ' s p r o g r a m s r e m a i n p o p u l a r . T h e r e w a s a s p e c i a l v i s i t f r o m C o r d u r o y t h e B e a r . T h e y a l s o h a d v i s i t s t h i s m o n t h f r o m S M E S K i n d e r g a r t e n a n d s o m e C u b S c o u t s . S t a r t S m a r t i s d o i n g v e r y w e l l a n d t h e R I F d i s t r i b u t i o n h a d 1 7 2 i n a t t e n d a n c e . T h e a d u l t s e r v i c e s w a s b u s y a s w e l l . T h e y h o s t e d a l o c a l a u t h o r t h a t h a d a s m a l l ' a t t e n d a n c e a n d a c l o g g i n g p e r f o r m a n c e g r o u p t h a t h a d o v e r 2 0 0 i n a t t e n d a n c e . T h e c o m p u t e r c l a s s e s r e m a i n p o p u l a r . T h e l i b r a r y h e l d t h r e e b o o k d i s c u s s i o n g r o u p s : R e a l t o R e e l , M y s t e r y a n d G e n t l e r e a d s . T h e f o o d f o r f i n e s c a m p a i g n w a s h e l d a n d t h e l i b r a r y c o l l e c t e d m a n y c a n s f o r t h e l o c a l f o o d b a n k . P a m L o u i w i l l r e p o r t o n t h e t o t a l n u m b e r c o l l e c t e d a t t h e n e x t m e e t i n g . V o l u n t e e r h o u r s t o t a l e d 5 6 5 t h i s m o n t h . M o t i o n w a s m a d e b y T h e r e s a N e s s e r t o a c c e p t t h e b y - l a w c h a n g e s a n d w a s s e c o n d e d b y B a r b a r a M u e t i n g . R o l l c a l l v o t e p a s s e d u n a n i m o u s l y . P a m e l a L o u i r e p o r t e d t h a t t h e l i b r a r y h a s r e c e i v e d r e s p o n s e s f r o m f o u r a r c h i t e c t u r a l f i r m s t o t h e L i b r a r y ' s R e q u e s t f o r Q u a l i f i c a t i o n s . T h e r e w i l l b e a n i n t e r v i e w p a n e l i n c l u d i n g A s s i s t a n t C i t y M a n a g e r G e o r g e H o f f m a n , C i t y E n g i n e e r R o n G r i t t m a n , B u i l d i n g M a n a g e r D e n n i s D i x o n , L i b r a r y D i r e c t o r P a m e l a L o u i a n d L i b r a r y M a n a g e r S p e n c e r P a d e n . B a r b a r a M u e t i n g w a s a p p o i n t e d t o r e p r e s e n t t h e L i b r a r y B o a r d o n t h e p a n e l . C i t y o f A p a c h e J u n c t i o n L i b r a r y B o a r d o f T n l s t e e s R e g u l a r M e e t i n g A p r i l 1 2 , 2 0 0 1 P a g e 3 c . D i s c u s s i o n o n l e g i s l a t i v e c a m p a i g n . d . D i s c u s s i o n a n d v o t e o n g e e L i b r a r y ' s 2 0 0 1 / 0 2 b u d g e t r e q u e s t . M o t i o n t o t a b l e u n t i l n e x t m o n t h w a s m a d e b y B e v e r l y K i m b a l l - W r i g h t a n d s e c o n d e d b y V i r g i n i a F o a t . R o l l c a l l v o t e p a s s e d u n a n i m o u s l y . P a m e l a L o u i r e p i n e d t h a t t h e c i t y c o n t i n u e s o n a n u p w a r d t r e n d w i t h t h e c u r r e n t p o p u l a t i o n f i g u r e b e i n g 3 1 , 8 1 4 . C i r c u l a t i o n f i g u r e s h a v e i n c r e a s e d d u e t og r o w t h a n d i n c r e a s e d l i m i t s .Patron visitsh a v e i n c r e a s e d . C o m p u t e r l a b v i s i t s a l s o i n c r e a s e d s u b s t a n t i a l l y . P a m e l a r e p o r t e d t h e i n c r e a s e s i n t h e b u d g e t r e q u e s t f o r 2 0 0 1 / 0 2 . P e r s o n n e l :R e q u e s t s f o r a d d i t i o n a l p e r s o n n e l a r e f o r a f u l l - t i m e L i b r a r y C l e r k I I a n d i n c r e a s i n g t h e s e c r e t a r y f r o m t h r e e - q u a r t e r t i m e t o f u l l t i m e . O p e r a t i n g s u p p l i e s :o f f i c e s u p p l i e s i n c r e a s e d d u e t o t h e n e e d t o c o v e r o u r c u r r e n t l e v e l o f e x p e n d i t u r e s . L i b r a r y b o o k s :1 0 % i n c r e a s e f a c t o r s i n p r o j e c t e d p o p u l a t i o n g r o w t h a t 4 % a n d a 6 % i n c r e a s e i n b o o k p r i c e s . M i n o r c a p i t a l e q u i p m e n t :n e e d f o r 1 0 p u b l i c c o m p u t e r s . W e h a v e a n e e d f o r m o r e c o m p u t e r t a b l e s i n t h e l a b . A u d i o - v i s u a l :i n c l u d e s t h e s a m e 1 0 % i n c r e a s e a s b o o k s . L i b r a r yc a r d s : n e e d t o b e p u r c h a s e d t h i s y e a r . C i t y o f A p a c h e J u n c t i o n L i b r a r y B o a r d o f T r u s t e e s R e g u l a r M e e t i n g A p r i l 1 2 , 2 0 0 1 P a g e 4 6 . N e w B u s i n e s s : a . R e s i g n a t i o n o f A n d r e a I - I i n k l e f r o m t h e l i b r a r y b o a r d e f f e c t i v e 4 / 1 / 2 0 0 1 . b . R e m i n d e r o f t e r m s d u e t o e x p i r e J u n e 3 0 , 2 0 0 1 B u s i n e s s c o n f e r e n c e s :t h e n a t i o n a l P u b l i c L i b r a r y A s s o c i a t i o n C o n f e r e n c e i s b e i n g h e l d i n P h o e n i x n e x t y e a r a n d t h e l i b r a r yw a n t s t o s e n d s o m e o f t h e s t a f f t h e r e t o h e l p o f f s e t . t h e i n c r e a s e i n t h i s c a t e g o l y t h e t r a i n i n g b u d g e t r e q u e s t w a s d e c r e a s e d . S o f t w a r e u p g r a d e :t h e b u d g e t i s i n c r e a s e d b y a n a m o u n t t h a t w i l l a l l o w u s t o u p g r a d e o u r s y s t e m t o S Q L - b a s e d s o f t w a r e , a t a n i n c e n t i v e p r i c e s u b s t a n t i a l l y d i s c o u n t e d b y E p i x t e c h i f w e d o t h e u p g r a d e n e x t y e a r .Trustee recommendations:t h e a d d i t i o n o fe - b o o k s f o r n e x t y e a r ' s b u d g e t h a v e b e e n i n c l u d e d i n o u r b u d g e t r e q u e s t f o r b o o k s . A m o t i o n t o a p p r o v e t h e b u d g e t a s p r e s e n t e d w a s m a d e b y T h e r e s a N e s s e r a n d s e c o n d e d b y B a r b a r a M u e t i n g . A r o l l c a l l v o t e p a s s e d u n a n i m o u s l y . A l e t t e r w a s r e c e i v e d f r o m A n d r e a I - I i n k e l d a t e d 3 / 2 2 / 2 0 0 1 i n f o r m i n g t h e C i t y C o u n c i l o f h e r r e s i g n a t i o n . A m o t i o n w a s m a d e b y B a r b a r a M u e t i n g t o a c c e p t t h e r e s i g n a t i o n a n d w a s s e c o n d e d b y T h e r e s a N e s s e r . R o l l c a l l v o t e p a s s e d u n a n i m o u s l y . S c o t t G a r d i n e r , B e v e r l y K i m b a l l - W r i g h t a n d T h e r e s a N e s s e r ' s t e r m s w i l l e x p i r e o n J u n e 3 0 , 2 0 0 1 . T h e y w i l l h a v e t o d e c i d e w h e t h e r o r n o t t h e y w i l l b e r e a p p l y i n g f o r a n o t h e r t e r m o n t h e L i b r a r y B o a r d o f T r u s t e e s . C i t y o f A p a c h e J u n c t i o n .Library Board of TrusteesR e g u l a r M e e t i n g A p r i l 1 2 , 2 0 0 1 P a g e 5 C . d . D i s c u s s i o n o n t h e c h a n g e o f l e a d e r s h i p i n t h e F r i e n d s o f t h e L i b r a r y o f A p a c h e J u n c t i o n a n d i t s i m m e d i a t e i m p a c t o n m a j o r f u n d i n g . D i s c u s s i o n o n t h e f i n d i n g s f r o m s t a f f i n v e s t i g a t i o n i n t o t h e p o s - s i b i l i t y o f u s i n gL i b r a r yf i n e m o n e y f o r t h e L i b r a r y b u i l d i n g f u n d a n d p o s s i b l e B o a r d v o t e o n f u n d e r a c t i o n . L i n d a O v e r a c k e r ' s t e r m a s P r e s i d e n t o f t h e F O L h a s e x p i r e d a n d s h e i s n o t g o i n g t o m e f o r a s e c o n d t e r m . S h e h a s a l s o r e s i g n e d f r o m t h e F r i e n d s o f t h e L i b r a r y . T h e m a j o r f u n d r a i s e r " C a c t u s o n P a r a d e " h a s b e e n p u t o n h o l d . P a m e l a L o u i c o n t a c t e d C i t y M a n a g e r C u r t i s S h o o k r e g a r d i n g t h i s i s s u e . H e t o l d h e r t h a t b o o k s a n d o t h e r l i b r a r y m a t e r i a l s a r e c o n s i d e r e d p a r t o f t h e o p e r a t i n g b u d g e t . F i n e s a r e c o n s i d e r e d p a n o f t h e o p e r a t i n g r e v e n u e s . F i n e s w o u l d n o t b e m i x e d w i t h c a p i t a l f u n d s f o r c a p i t a l p r o j e c t s w h i c h a r e f u n d e d t h r o u g h c a p i t a l r e v e n u e s o u r c e s . A c h a n g e i n u s e o f f i n e s f o r o n e d e p a r t m e n t w o u l d s e t a p r e c e d e n t t h a t t h e C i t y d o e s n o t w a n t t o s e t a n d b e a d e p a r t u r e f r o m t h e w a y t h e C i t y c u r r e n t l y d o e s b u s i n e s s . T h e B o a r d d i s c u s s e d t h e f i n e r e v e n u e s a n d d e c i d e d i t w a s n o t i n t h e b e s t i n t e r e s t o f t h e l i b r a r y t o p u r s u e a n y c h a n g e s . A m o t i o n w a s m a d e b y T h e r e s a N e s s e r a n d s e c o n d e d b y B a r b a r a K i m b a l l - W r i g h t n o t t o p u r s u e t h i s i t e m a n y f u n d e r . A r o l l c a l l v o t e p a s s e d u n a n i m o u s l y . 4 9 4 11/C i t yofA p a c h eJ u n c t i o nL i b r a r yB o a r do fT r u s t e e s R e g u l a rM e e t i n g A p r i l1 2 ,2 0 0 1 P a g e6 e .D i s c u s s i o no no p t i o n sf o rB o a r d f u n d r a i s i n g . f .D i s c u s s i o no nB o a r dr e c o g n i t i o n o fs e r v i c eo ff o r m e rs t a f fm e m b e r C a r o lK e l l y . 7 .C a l lt ot h eP u b l i c : 8 .R e q u e s tf o rf u t u r ea g e n d ai t e m s : 9 .A d j o u m m e n t : .P r e s i d e n t P a m e l aL o u ic o n t a c t e dC i t yC l e r kK a t h y C o n n e l l ya b o u tt h eB o a r db e i n g i n v o l v e di nf u n d r a i s i n g .S h er e p i n e d t h a tt h eB o a r ds h o u l dn o tb ei n v o l v e di n f u n d r a i s i n g .I ft h em e m b e r so ft h e B o a r dw o u l dl i k et ob ei n v o l v e di n f u n d r a i s i n gt h e ym a y ,a si n d i v i d u a l s , j o i nt h eF r i e n d so ft h eL i b r a r y .T h e B o a r dc a na l s os u p p o r tt h eL i b r a r yb y a s l d n gt h eC i t yC o u h c i lf o ra ni n c r e a s e i nf u n d s . T h e r e s aN e s s e rw i l lc o n t a c tC i t yC l e r k K a t h yC o n n e l l yt os e ei ft h e r ei sa b u d g e tf o rap l a q u eo rs i m i l a ri t e m . N o n ep r e s e n t R e c o g n i t i o no fC a r o lK e l l y L e g i s l a t i v ec a m p a i g n B u d g e tr e p o r t B u i l d i n ge x p a n s i o nr e c o n R e c r u i t i n go fB o a r dM e m b e r s E - b o o k s M e e t i n ga d j o u r n e da t7 : 0 1p . m . B Y - L A W S F O R T H E B O A R D O F T R U S T E E S O F T H E A P A C H E J U N C T I O N P U B L I C L I B R A R Y A R T I C L E I M E M B E R S H I P . T h i s b o d y s h a l l b e c a l l e d " T h e B o a r d o f T r u s t e e s o f t h e A p a c h e J u n c t i o n P u b l i c L i b r a r y , " h e r e i n a f t e r r e f e r r e d t o a s t h e " B o a r d . " I t s h a l l c o n s i s t o f s e v e n ( 7 ) t r u s t e e s , w h o s h a l l b e a p p o i n t e d b y t h e M a y o r o f A p a c h e J u n c t i o n , s u b j e c t t o t h e a p p r o v a l o f t h e C i t y C o u n c i l , t o s e r v e s t a g g e r e d t h r e e ( 3 ) y e a r t e r m s . . A l l t r u s t e e s s h a l l b e r e s i d e n t s o f t h e C i t y o f A p a c h e J u n c t i o n . . A n " E x o f f i c i o " t r u s t e e , w i t h o u t v o t i n g p r i v i l e g e s , m a y b e d e s i g n a t e d b y t h e M a y o r , w i t h t h e a p p r o v a l o f t h e C i t y C o u n c i l , f o r a t e r m n o t t o e x c e e d o n e ( 1 ) y e a r . A R T I C L E 1 1 M E E T I N G S . T h e b o a r d s h a l l e s t a b l i s h a r e g u l a r m e e t i n g d a y a n d t i m e o n c e a m o n t h f o r m e e t i n g s r e l a t e d t o r e g u l a r b u s i n e s s p u r p o s e s . . S p e c i a l m e e t i n g s m a y b e c a l l e d b y t h e B o a r d P r e s i d e n t o r u p o n r e q u e s t o f a m a j o r i t y o f t r u s t e e s . N o t i c e o f s p e c i a l m e e t i n g s s h a l l b e g i v e n t o e a c h m e m b e r a t l e a s t 2 4 h o u r s b e f o r e t h e m e e t i n g . . A n a n n u a l m e e t i n g s h a l l b e c a l l e d , w i t h p r o p e r n o t i f i c a t i o n , w i t h i n t w o ( 2 ) w e e k s o f J u l y 1 " e a c h y e a r . T h i s m e e t i n g m a y b e h e l d i n l i e u o f t h e J u l y m e e t i n g . . A q u o r u m f o r a l l B o a r d m e e t i n g s s h a l l c o n s i s t o f f o u r ( 4 ) - v o t i n g m e m b e r s f o r t h e t r a n s a c t i o n o f a l l b u s i n e s s . T h e v o t e s o f i n d i v i d u a l m e m b e r s s h a l l b e r e c o r d e d i n t h e m i n u t e s .R o b e r t ' s R u l e s o f O r d e r, a s a d o p t e d b y t h e C i t y C o u n c i l , s h a l l g o l e m t h e p a r l i m a n e n t a r y p r o c e d u r e o f t h e B o a r d . 0 4 / 1 2 / 0 1 l o f 5 B Y - L A W S F O R T H E B O A R D O F T R U S T E E S O F T H E A P A C H E J U N C T I O N P U B L I C L I B R A R Y 5 . A s c i r c u m s t a n c e s p e r m i t , t h e o r d e r o f b u s i n e s s a t e a c h m e e t i n g s h a l l b e : R o l l C a l l A c c e p t a n c e o f A g e n d a A c c e p t a n c e o f M i n u t e s o f P r e v i o u s M e e t i n g ( s ) C a l l I O P u b l i c C o r r e s p o n d e n c e a n d C o m m u n i c a t i o n s R e p o s o f t h e L i b r a r y D i r e c t o r R e p o r t s o f C o m m i t t e e s O l d B u s i n e s s N e w B u s i n e s s R e q u e s t s f o r F u t u r e A g e n d a I t e m s A d j o u r n m e n t A R T I C L E I l ] T E R M S O F O F F I C E . T r u s t e e s a r e a p p o i n t e d b y t h e M a y o r a n d a p p r o v e d b y t h e C i t y C o u n c i l f o r t h r e e ( 3 ) y e a r t e r m s c o m m e n c i n g o n t h e f i r s t d a y o f J u l y a n d e n d i n g o n t h e 3 0 " ' d a y o f J u n e t h r e e ( 3 ) y e a r s t h e r e a f t e r , o r u n t i l t h e i r s u c c e s s o r s a r e d u l y a p p o i n t e d a n d q u a l i f i e d . T e r m s a r e s t a g g e r e d s o n o m o r e t h a n t h r e e ( 3 ) t r u s t e e s ' t e r m s s h a l l c o n c l u d e i n a n y g i v e n y e a r . R e - a p p o i n t m e n t t o t h e B o a r d m a y b e m a d e a t t h e d i s c r e t i o n o f t h e C i t y C o u n c i l . . A n y m e m b e r w h o m o v e s o u t o f t h e C i t y o f A p a c h e J u n c t i o n s h a l l b e r e s p o n s i b l e f o r n o t i f y i n g t h e S e c r e t a r y o f t h e B o a r d . U p o n r e c e i p t o f s u c h n o t i f i c a t i o n , t h e p o s i t i o n s h a l l b e d e c l a r e d v a c a n t . V a c a n c i e s s h a l l b e f i l l e d b y t h e C i t y C o u n c i l f o r t h e u n e x p i r e d t e r m o f t h e m e m b e r a f f e c t e d . 0 4 / 1 2 / 0 1 2 o f 5 B Y - L A W S F O R T H E B O A R D O F T R U S T E E S O F T H E A P A C H E J U N C T I O N P U B L I C L I B R A R Y 3 . W h e n a n y t r u s t e e f a i l s t o a t t e n d a t l e a s t t h r e e ( 3 ) c o n s e c u t i v e b u s i n e s s m e e t i n g s o f t h e B o a r d , t h e B o a r d m a y , a f t e r a t t e m p t i n g t o c o n t a c t s a i d t r u s t e e , r e c o m m e n d t h a t h i s / h e r p o s i t i o n b e d e c l a r e dv a c a n t .I t s h a l l b e t h e d u t y o f t h e P r e s i d e n t t o n o t i f y t h e M a y o r o f t h e r e c o m m e n d e d v a c a n c y . A R T I C L E I V O F F I C E R S . A t t h e f i r s t m e e t i n g f o l l o w i n g t h e 3 0 1 h o f J u n e , t h e B o a r d s h a l l e l e c t a P r e s i d e n t , a V i c e - p r e s i d e n t a n d a S e c r e t a r y w h o s h a l l s e r v e o n e ( 1 ) y e a r . A n o f f i c e r m a y n o t s u c c e e d h i m s e l f / h e r s e l f . V a c a n c i e s i n o f f i c e s h a l l b e f i l l e d b y v o t e a t t h e n e x t r e g u l a r m e e t i n g o f t h e B o a r d a f t e r t h e v a c a n c y o c c u r s . . T h e d u t i e s o f t h e P r e s i d e n t s h a l l b e t o p r e s i d e a t a l l m e e t i n g s , i n s u r e t h e a g e n d a i s p r e p a r e d , t h a t i t e m s a r e h a n d l e d e x p e d i t i o u s l y , c a l l s p e c i a l m e e t i n g s , a p p o i n t c o m m i t t e e s , s i g n a l l d o c u m e n t s a u t h o r i z e d b y t h e B o a r d , a n d g e n e r a l l y p e r f o r m a l l d u t i e s a s s o c i a t e d w i t h t h a t o f f i c e . . T h e d u t i e s o f t h e V i c e - p r e s i d e n t s h a l l b e t o p r e s i d e a t a l l m e e t i n g s i n t h e e v e n t o f t h e a b s e n c e o r d i s a b i l i t y o f t h e P r e s i d e n t . . T h e S e c r e t a r y s h a l l b e r e s p o n s i b l e f o r a r e c o r d o f t h e p r o c e e d i n g s o f t h e B o a r d a n d t h e A n n u a l f i n a n c i a l r e c o n a s i n d i c a t e d i n A r t i c l e V I - 5 - d . A R T I C L E V C O M M I T T E E S C o m m i t t e e s s h a l l b e a p p o i n t e d b y t h e P r e s i d e n t f o r s u c h s p e c i f i c p u r p o s e s a s t h e B o a r d m a y r e q u i r e . S u c h c o m m i t t e e s s e r v e u n t i l t h e c o m p l e t i o n o f t h e w o r k f o r w h i c h t h e y w e r e a p p o i n t e d . 0 4 / 1 2 / 0 1 3 o f 5 B Y - L A W S F O R T H E B O A R D O F T R U S T E E S O F T H E A P A C H E J U N C T I O N P U B L I C L I B R A R Y A R T I C L E V I R E S P Q N S I B I L I T I E S T h e B o a r d h a s t h e f o l l o w i n g r e s p o n s i b i l i t i e s : 1 . H a v e c h a r g e o f t h e l i b r a r y a n d a l l l i b r a r y p r o p e r t y . . I n t e r v i e w , e v a l u a t e a n d r e c o m m e n d t o t h e C i t y C o u n c i l t h e b e s t - q u a l i f i e d a p p l i c a n t f o r t h e p o s i t i o n o f L i b r a r y D i r e c t o r .. Make, review and enforce all rules, regulations, and by-laws necessary for the administrationa n d g o v e r n m e n t o f t h e l i b r a r y a n d a l l l i b r a r y p r o p e n e . . S o l i c i t a n d / o r r e v i e w r e c o m m e n d a t i o n s m a d e b y t h e L i b r a r y D i r e c t o r . . O n o r b e f o r e t h e f i r s t M o n d a y o f J u l y o f e a c h y e a r , m a k e a r e p o r t t o t h e C i t y C o u n c i l c o n t a i n i n g : a ) A f u l l s t a t e m e n t o f a l l p r o p e n e a n d m o n e y r e c e i v e d , w h e r e d e r i v e d a n d h o w u s e d a n d e x p e n d e d . b ) T h e n u m b e r o f b o o k s , j o u r n a l s a n d o t h e r p u b l i c a t i o n s o n h a n d , t h e n u m b e r a d d e d b y g i f t , p u r c h a s e o r o t h e r w i s e d u r i n g t h e y e a r , t h e n u m b e r l o s t o r m i s s i n g a n d t h e n u m b e r a n d l e n d o f t h o s e l o a n e d . c ) S u c h o t h e r s t a t i s t i c s , i n f o r m a t i o n a n d s u g g e s t i o n s a s m a y b e o f g e n e r a l i n t e r e s t . d ) A f i n a n c i a l r e p o r t , s h o w i n g a l l r e c e i p t s a n d d i s b u r s e m e n t s o f m o n e y , w h i c h s h a l l b e s i g n e d b y t h e S e c r e t a r y o f t h e B o a r d o f T r u s t e e s a n d v e r i f i e d b y o a t h . 0 4 / 1 2 / 0 1 4 o f 5 B Y - L A W S F O R T H E B O A R D O F T R U S T E E S O F T H E A P A C H E J U N C T I O N P U B L I C L I B R A R Y A R T I C L E V 1 1 A M E N D M E N T S 1 . A m e n d m e n t s t o t h e s e b y - l a w s s h a l l t a k e e f f e c t a f t e r p a s s a g e o f t w o ( 2 ) c o n s e c u t i v e r e g u l a r b u s i n e s s m e e t i n g s . T h e b y - l a w s m a y b e a m e n d e d b y a m a j o r i t y v o t e o f m e m b e r s p r e s e n t a t t h e m e e t i n g a t w h i c h a n a m e n d m e n t i s t o b e c o n s i d e r e d . W r i t t e n n o t i c e o f p r o p o s a l o f a n a m e n d m e n t s h a l l b e m a i l e d a t l e a s t l i v e ( 5 ) d a y s p r i o r t o t h e m e e t i n g d a t e . 2 . A n y p a r t o f t h e s e b y - l a w s m a y b e s u s p e n d e d t e m p o r a r i l y b y a u n a n i m o u s v o t e o f t h o s e m e m b e r s p r e s e n t a t a n y m e e t i n g . A d o p t e d t h i s1 2 " 'd a y o fA p r i l, 2 0 0 1 . B a r b a r a G a r d n e r , V i c e - P r e s i d e n t / i 4 4 / 6 4 - 4 / ' 1 » f } 1 B e v e r l y K i m b l l - W r i g h t , S e c r e t a r y 0 4 / 1 2 / 0 1 5 o f 5